Documentos Financeiros

Muitos de nós tem por hábito guardar uma quantidade enorme de papel, os quais muitas vezes não utilizamos nem 1/3, e com isso desperdiçando um espaço físico que poderia estar servindo para outro fim e ao mesmo tempo contribuindo para o desmatamento das nossas florestas. Podemos fazer diferente optando em receber seus boletos via e-mail (algumas empresas já estão nós dando esta alternativa) e na hora de fazer o pagamento você também pode optar em fazê-lo pela internet que lhe dá a opção de imprimir ou gerar um arquivo para ser guardado no seu computador e ser impresso quando você quiser e se quiser.

• Canhoto de cheques, comprovantes de depósito e de saques, recibo de depósito automático: confira detalhadamente em seu extrato e depois pode descartar.
• Notas fiscais: guarde-as não somente pelo prazo de garantia, mas pelo período da vida útil do produto, para resguardar-se de qualquer defeito oculto de fabricação.
• Contas e tarifas públicas: devem ser mantidos por 5 anos.
• Apólices e contas de seguros: guarde sempre as apólices de seguros durante todo o período de vigência. Descarte as apólices vencidas e extratos antigos.
• Impostos: os documentos e comprovantes do IR devem ser mantidos durante 5 anos, período em que o Fisco pode convocar o contribuinte para uma auditoria. Todas as declarações e deduções precisam ser comprovadas, portanto arquive os documentos necessários separados por ano.
• Documento de investimentos: se os extratos forem cumulativos, como o da poupança, conserve apenas o mais recente. Mantenha em segurança certificados de aplicações, apólices, ações e outros papéis importantes.
• Escrituras e registros de propriedades: esses devem ser mantidos para sempre, exceto em caso de venda. Entre eles estão: escrituras de bens imóveis, títulos, registros, hipotecas e outros papéis de penhor, escrituras de jazigos, contratos de compra, comprovantes de pagamento de IPTU, registro de aumento de capital (incluindo aluguel de propriedades), certificado de posse de veículos automotores e recibos de compra e venda do mesmo.
• Outros: se você já teve problemas de crédito ou seu banco cometeu algum engano com a sua conta corrente ou seus investimentos, guarde toda a documentação relativa ao fato, inclusive a correspondência que enviou e recebeu, em particular aquela que confirma a solução do impasse.

Documentos Importantes

• Certidões: casamento, nascimento, divórcio e óbito.
• Documentos relacionados à quitação de dívidas.
• Papéis de adoção e de custódia.
• Procurações, testamento e outros documentos de transmissão de bens.
• Apólices e ações.
• Títulos do governo federal.
• Todos os tipos de contrato: arrendamento de terras, hipoteca, notas promissórias e outros acordos correlatos.
• Documentos militares.
• Patentes e direitos autorais.

Com a sua ausência alguém saberia onde encontrar importantes informações legais e financeiras? É importante que alguém saiba onde estão estas informações em caso de emergência. Então, faça no seu arquivo uma parte em destaque com o nome " em caso de emergência ". Dentro deixe número de contas bancárias e as senhas, o telefone do seu advogado, contador, consultor financeiro e gerente de investimentos, a localização de documentos importantes, tais como apólices de seguros, testamentos e procurações, o lugar onde guarda a chave ou a combinação de seu cofre se houver um.

Prepare-se Para o Imposto de Renda

Guarde todos os recibos e documentos de comprovação de renda (referente ao ano todo) e deduções de modo a encontrá-los facilmente quando precisar deles. Você pode usar como arquivo uma pasta, um envelope ou até mesmo uma caixa. Arquive imediatamente seus documentos para não correr o risco de perdê-los. Separe recibos e comprovantes por mês ou por categoria tornará mais fácil encontrá-los em caso de necessidade.