Arquivamento Eletrônico

Arquivar documentos eletronicamente possui a vantagem de economizar muito tempo e espaço ocupado pelos métodos tradicionais de arquivamento, com a grande facilidade de poder partilhar os dados e recuperar informações. Tudo de que você precisa é um scanner, um software apropriado e uma mídia de armazenamento. O software permitirá que você scanneie documentos diretamente para o word ou excel, contudo um formato mais conveniente para esse arquivamento é o PDF.

Administrando os Documentos

Existem vários softwares cujo objetivo é ajudar você a manipular e recuperar documentos eletrônicos. Para aqueles cujas necessidades são para indexar e recuperar existe ferramentas potentes para o desktop, que podem ser carregadas livres de despesas do Google, Microsoft, Copernic e Yahoo. O Google Desktop trabalha oculto e em silêncio, enquanto o computador  está ocioso, para indexar todas as informações  contidas nos arquivos que você deseja recuperar - word, excel, pdf, e-mail, contatos, tarefas, história da web e arquivos de mídia. O software oferece também uma busca muito rápida, ao estilo Google, que encontrará qualquer documento que combine com sua palavra.

Organizando Arquivos no Computador

Com programa administrador de arquivos e as ferramentas de busca disponíveis, a atenção para organizar arquivos em seu computador é desnecessária, mas eu sugiro a criação de um grupo simples de material em pastas e subpastas. Torna as tarefas com arquivos mais diretas e haverá muitas ocasiões em que será muito mais rápido ir diretamente a uma subpasta onde você saiba que pode localizar um arquivo do que tentar lembrar-se de um nome ou palavra-chave para iniciar uma busca.

A minha forma preferida de trabalhar é criar uma pasta nova a cada ano. No seu interior estabeleça subpastas para as diferentes categorias de atividades e os tipos de documentos de rotina que você cria.

Escolhendo Nomes de Arquivos

Você não precisa da irritação e nem da perda de tempo abrindo um arquivo só para descobrir que não é exatamente o que queria. Se seu software oferece um nome automaticamente, baseado na primeira palavra do arquivo, lembre-se que pode não ser adequado, pois estará produzindo uma série de arquivos com o nome parecido.